Przetwarzanie danych

INFORMACJE NT. OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH


A. PRACOWNICY, PRAKTYKANCI I STAŻYŚCI

1.    WSTĘP I DANE KONTAKTOWE

1.1    W niniejszym dokumencie Janas Logistics Sp. z o.o. (dalej „Spółka”) z siedzibą w 66-440 Skwierzyna, ul. Gorzowska 18C przedstawia, w jaki sposób przetwarzane są Państwa dane osobowe, jeżeli jesteście Państwo naszym pracownikiem, stażystą lub praktykantem. Zalecamy Państwu wnikliwe zapoznanie się z niniejszym dokumentem.

1.2    Spółka powołała inspektora ochrony danych. W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt pod adresem mailowym: odo@transport-janas.pl.

2.    JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY?

2.1    Za dane osobowe uznaje się wszelkie informacje, na podstawie których możemy Państwa zidentyfikować jako osobę fizyczną. W ramach właściwej umowy zatrudnienia (umowy o pracę, zlecenia, umowę o staż czy praktyki) przetwarzamy następujące dane osobowe:
•    Imię i nazwisko, zdjęcie, dane kontaktowe oraz dane kontaktowe wskazanej przez Państwa osoby w razie wypadku w trakcie pracy
•    Dane dotyczące zatrudnienia (data zatrudnienia, status zatrudnienia, pozycja, wysokość wynagrodzenia, informacje o zwolnieniach chrobowych oraz pobytach rehabilitacyjnych, urlopie wychowawczym i urlopie wypoczynkowym)
•    Numer ubezpieczenia społecznego, numer kadrowy, numer konta
•    Informacje o edukacji i innych formach kształcenia (plan rozwoju, cele i ocena pracownika)
•    Informacje o szkoleniach i kursach zawodowych, w których braliście Państwo udział
•    Dane dotyczące użytkowania sprzętu pracowniczego (komputer, telefon itd.), np. prokoły połączeń, logowań w poszczególnych systemach IT, maile, aktywność w sieci i związane z tym dane takie jak adresy IP i numery identyfikacyjne urządzeń.

W przypadku stażystów i praktykantów nie przetwarzamy wszystkich z wyżej wskazanych danych.

3.    W JAKICH CELACH PRZETWARZAMY PAŃSTWA DANE?

Wyżej wskazane dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
•    Administracja i zarządzanie stosunkiem zatrudnienia, np. rozliczenie wynagrodzenia, zabezpieczenie rentowe, zarządzanie kartami kredytowymi i ubezpieczeniami
•    Realizacja umowy zatrudnienia oraz organizacja, planowanie, zarządzanie i sterowanie procesami wewnątrz Spółki
•    Publikacja Państwa imienia i nazwiska oraz numeru telefonu na stronie internetowej Spółki oraz w materiałach marketingowych pod warunkiem uzyskania uprzedniej zgody
•    Nadzór korzystania z urządzeń służbowych w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa technicznego urządzeń
•    Przeprowadzenie dochodzenia w sytuacji zaistnienia prawdopodobieństwa popełnienia czynu zabronionego pod groźbą kary lub naruszenia wytycznych postępowania w Spółce
•    Realizacja obowiązków ustawowych w stosunku do Państwa jako pracownika, jak również wobec urzędów oraz obrona przed roszczeniami
•    Przygotowanie statystyk i raportów
•    Rozwój, testy, utrzymanie i optymalizacja systemów IT Spółki

4.    JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY PAŃSTWA DANE?

Większość danych osobowych jest przechowywana w okresie zatrudnienia. Akta osobowe są  przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami. W momencie zakończenia zatrudnienia większość danych zostanie przez nas usunięta, o ile nie istnieje obowiązek prawny przechowywania Państwa danych przez określony czas (np. akta osobowe) lub prawnie uzasadniony interes do przechowywania Państwa danych (np. obrona przed roszczeniami).

5.    NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY PAŃSTWA DANE?

5.1    Większość czynności przetwarzania odbywa się na podstawie zawartej z Państwem umowy (umowy o pracę, zlecenia etc.).

5.2    Przetwarzanie danych wrażliwych (np. danych o zdrowiu) odbywa się, jeżeli wymagają tego przepisy obowiązującego prawa.

5.3    Pozostałe czynności przetwarzania danych odbywają się na podstawie uzasadnionych prawnie interesów (np. nadzór nad urządzeniami służbowymi).

5.4    W przypadkach, które wymagają uzyskania zgody (np. publikacja Państwa zdjęcia na stronie internetowej), przetwarzamy Państwa dane wyłącznie po uprzednim uzyskaniu takiej zgody.

6.    KTO JEST ODBIORCĄ DANYCH OSOBOWYCH?

6.1    Państwa dane osobowe są przekazywane wewnątrz spółki do włąściwych działów (np. działu kadr) w związku z realizacją zawartej z Państwem umowy. Poza tym odbiorcami danych mogą być podmioty zewnętrzne (np. przedsiębiorstwa, które dostarczają nam rozwiązania technologiczne i oprogramowanie, ubezpieczyciele oraz podmioty świadczące dla nas róznego typu usługi). Ponadto odbiorcami Państwa danych osobowych są urzędy, jeżeli przekazanie Państwa danych jest wymagane na mocy obowiązujących przepisów prawa lub decyzji właściwych organów.

6.2    W przypadku przekazania Państwa danych osobowych do państwa trzecich (tj. poza terytorium UE i EWG), podejmujemy właściwe środki w celu odpowiedniego zabezpieczenia  Państwa danych. W tym celu stosujemy w umowach tzw.  standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej.

7.    JAKIE PRZYSŁUGUJĄ PAŃSTWU PRAWA?

7.1    Zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych przysługuje Państwu prawo:
•    dostępu do informacji, jakie na Państwa temat przetwarzamy oraz uzyskania kopii danych osobowych, które są przedmiotem czynności przetwarzania
•    do sprostowania danych
•    do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym“)
•    do ograniczenia przetwarzania
•    do przenoszenia danych
•    prawo do sprzeciwu
•    prawo do cofnięcia zgody; aczkolwiek cofnięcie zgody pozostaje wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem
•    prawo do złożenia skargi we właściwym organie nadzorczym, tj. Urzędzie Ochrony Danych Osobowych, jeżeli jesteście Państwo zdania, że przetwarzanie danych odbywa się niezgodnie z obowiązującym prawem.

7.2    Zwracamy uwagę, że wykonania niektórych z powyższych uprawnień jest możliwe w niektórych sytuacjach. Jeżeli chcecie Państwo skorzystać z któregokolwiek uprawnienia, prosimy o kontakt pod adresem mailowym: odo@transport-janas.pl.


 B. KANDYDACI NA STANOWISKO PRACY


Cieszymy się, że jesteście Państwo zainteresowani pracą w naszej firmie. W tym dokumencie przedstawiamy, w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe w związku z postępowaniem rekrutacyjnym na stanowisko pracy.

1.    KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH OSOBOWYCH?
Administratorem danych jest:

Janas Logistics Sp. z o.o. (dalej “Spółka”)
ul. Gorzowska 18C
66-440 Skwierzyna

Więcej informacji na temat naszej znajdą Państwo na naszej stronie internetowej: www.transport-janas.pl.

2.    JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY? W JAKICH CELACH?


Przetwarzamy dane, które od Państwa otrzymaliśmy w ramach postępowania rekrutacyjnego, w celu sprawdzenia Państwa kwalifikacji do wykonywania pracy na danych stanowisku oraz w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego.

3.    NA JAKIEJ PODSTAWIE PRZETWARZAMY PAŃSTWA DANE?

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych stanowi art. 221 Kodeksu pracy w związku z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Na podstawie tych przepisów uprawnieni jesteśmy do przetwarzania danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne do zawarcia umowy o pracę lub do podjęcia czynności przedumownych wykonywanych na Państwa żądanie.

Po zakończeniu postępowania rekrutacyjnego przetwarzanie Państwa danych może odbywać się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu prawnego (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), który Spółka posiada w celu zgłaszania i podjęcia obrony przed ewentualnymi roszczeniami.


4.    JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY PAŃSTWA DANE?

Dane kandydatów na stanowisko pracy są usuwane po upływie 6 miesięcy od momentu zakończenia postępowania rekrutacyjnego.
W przypadku, gdy po uzyskaniu odmowy wyraziliście Państwo zgodę na dalsze przetwarzanie danych, Państwa dane są zapisywane w ogólnej bazie kandydatów. Po upływie 2 lat Państwa dane są usuwane z tej bazy.
W razie przyjęcia Państwa na stanowisko pracy Państwa dane są przenoszone do bazy pracowników i akt osobowych.

5.    KTO JEST ODBIORCĄ DANYCH OSOBOWYCH?

Po złożeniu przez Państwa podania o pracę dane są przekazywane do działu kadr. Podania kandydatów, którzy spełniają podstawowe wymogi na danych stanowisku, są przekazywane dalej kierownikowi danego działu. W następnym kroku uzgadniane jest dalsze postępowanie. W ramach Spółki tylko te osoby otrzymują dostęp do Państwa danych, które wymagają tych informacji dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego.

6.    GDZIE SĄ PRZETWARZANE PAŃSTWA DANE?

Państwa dane są przez nas przetwarzane wyłącznie na terytorium Unii Europejskiej.

7.    JAKIE PRZYSŁUGUJĄ PAŃSTWU PRAWA?

7.1    Zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych przysługuje Państwu prawo:
•    dostępu do informacji, jakie na Państwa temat przetwarzamy oraz uzyskania kopii danych osobowych, które są przedmiotem czynności przetwarzania
•    do sprostowania danych
•    do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym“)
•    do ograniczenia przetwarzania
•    do przenoszenia danych
•    prawo do sprzeciwu
•    prawo do cofnięcia zgody; aczkolwiek cofnięcie zgody pozostaje wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem
•    prawo do złożenia skargi we właściwym organie nadzorczym, tj. Urzędzie Ochrony Danych Osobowych, jeżeli jesteście Państwo zdania, że przetwarzanie danych odbywa się niezgodnie z obowiązującym prawem.

7.2    Zwracamy uwagę, że wykonanie niektórych z powyższych uprawnień jest możliwe w niektórych sytuacjach. Jeżeli chcecie Państwo skorzystać z któregokolwiek uprawnienia, prosimy o kontakt pod adresem mailowym: odo@transport-janas.pl.

8.    INSPEKTOR OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Spółka powołała inspektora ochrony danych osobowych, z którym można nawiązać kontakt pod adresem mailowym: odo@transport-janas.pl lub przesyłając informację na adres pocztowy Spółki z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych.”